時間帯予約制は受付業務が重くならない

 

時間帯予約制はクリニックにとって大変優れた予約管理法ですが、下記の質問をよく頂戴します。

電子カルテと連動しないと、新患が来院する度にデータエントリーしなければらなず「重い」?
窓口で予約対応しなければならなくなり「重い」?

受付順番制や予約優先制でクリニックを運営されているクリニックが
時間帯予約制を検討される際に良く頂戴する質問です。

まず先に結論から。
①「重い」のは患者の来院タイミングが偏っているから。平準化するため問題にならない(非常になりにくい)。
②新患は半数近くがネット予約で来院するため受付がデータエントリーしなければならない機会が少ない。
③再診患者もネット予約時に自らデータエントリーして予約来院する。
④昨今は高年齢の方々もネット予約利用率が高い。

①×②×③×④の相乗効果により、一般的なクリニックよりも仕事をしやすい環境が整い業務が「軽く」なる。

 

<参考>
以下は2018年5月1日より時間帯予約制をスタートした都内の整形外科のデータです。

<運用開始して2週間が経過したデータ>
診察人数71名 (事前予約46名・当日飛込25名)事前予約比率65%
上記46名中 (ネット予約39名・窓口予約7名)
上記46名中新患8名 (ネット予約4名・窓口予約4名)

<ネット予約39名の年代別比率>
10代 15%
20代 0%
30代 15%
40代 28%
50代 13%
60代 18%
70代 3%
80代 8%
※60代以上合計 28%

まだ運用開始1か月目ですが、既に上記の通り事前予約比率が65%と高く
予約来院される方の85%がネット予約で来院されています。
ネット予約がより浸透すれば、
上記以上に直来患者さんの人数は減ることが期待できます。

POINT
事前予約比率を高め、さらにはネット予約比率を高めることで受付業務が平準化します。そのためのコミュニケーションを患者に対して積極的に行うことが重要です。

 

約90%の弊社ユーザーが「時間帯予約制」を利用されています。
曜日&時間帯の偏りが平準化に向かい、とてもお仕事のしやすいクリニックに変化していきます。

また、個々のクリニックによって事情は異なると思いますのでなにかお困りの際はお気軽にお問合せ下さい。

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執筆者:admin

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