ワクチン供給は安定してきたのか？
実に悩ましい状況が続いています。
新型コロナワクチンの個別接種を開始するクリニックから、 「ワクチン接種をネット予約で公開したいが、管理工数を最小化するにはどうしたらいいか」 というご相談を数多くいただいてきました。
詳しくお話を伺っていくと、エリアによってワクチン供給のされ方がまったく異なることが分かります。
クリニック側の希望量に対して、
・接種の2週間前になって初めて供給量が確定するエリア
・2回目接種分の不足を避けるため、2回分セットで納品量が確定するエリア
など、対応はさまざまです。
ワクチン供給が安定する見通しは徐々に示され始めているものの、 依然として先行きが見えにくい中、 日に日に増加する患者さんからの問い合わせ対応に追われている、 という声を多く耳にしました。
実際、予約システムを使わずにノートや紙台帳で予約管理を始めたクリニックでは、 1回目・2回目の接種管理だけでなく、 「予約日時を忘れてしまった」「日時を変更したい」といった確認の電話が頻発し、 予約管理業務の負担が非常に大きくなっていました。
現場では、何とか乗り切ろうと努力されているものの、 予約管理にかかる業務負荷の高さに悲鳴が上がっている、 そんな状況が続いていたのです。
そうした中、私たちは各クリニックの事情に合わせて、 予約システムの設定方法や運用方法をご提案し続けてきました。
そしてようやく、ワクチン供給がある程度安定し、 クリニック側も過度に神経質にならずに済む状況が見え始めたところで、 今度は別の課題が浮かび上がってきました。
若い世代向けの個別接種がスタート
これまで、ご年配の方や基礎疾患をお持ちの方が中心だった接種対象が、 若い世代にも広がり始めました。
しかし、「予約がまったく取れない」という声が多く聞かれます。
その理由は明確です。
一般的なクリニックでは、1日あたり6～18名程度しか ワクチン接種枠を用意できないケースがほとんどだからです。
通常診療を大幅に削ってまで、 新型コロナワクチンに注力できるクリニックは多くありません。
積極的な一部のクリニックでは、1日30名程度の枠を確保している例もありますが、 それはあくまで例外的なケースです。
結果として、限られた予約枠を求めて電話が鳴りやまず、 キャンセル待ち対応が発生すれば、現場の負担はさらに増大します。
患者さん側も、複数のクリニックに電話をかけ、 自分が受診できる日に空きがある医療機関を探さなければなりません。
このやり取り自体が、患者さん・クリニック双方にとって 非常に大きな負担となっていました。
予約管理はシステムに任せる
どうしても人の判断が必要な業務は人が対応すべきですが、 予約管理については、システムに任せた方が合理的です。
「診療予約2025」では、 さまざまな新型コロナワクチンの提供形態に対応できるよう、 柔軟な運用設計が可能です。
例えば、次のような運用が考えられます。
① 1回目のみをWEB公開し、2回目は21日後の同時刻に自動確保する運用
② 1回目・2回目ともに、患者さん自身が都合の良い日時を選択する運用
③ 21日サイクルで「1回目のみ」「2回目のみ」を完全に切り分ける運用
④ 1日の枠を、1回目用と2回目用に半分ずつ分ける運用
予約可能期間やキャンセルポリシーも、 あらかじめ設定で決めておくことができます。
一度設定を完了すれば、あとはシステムが自動的に運用を支えてくれます。
予約はほとんどWEBにシフトできる
下図をご覧ください。
新型コロナワクチンの予約画面ですが、 ご年配の方も含め、多くの患者さんがインターネット予約を利用されています。
その結果、電話でのやり取りは大幅に減少しました。
クリニックにとっても、患者さんにとっても、 電話予約という「見えないコスト」を払わずに済む点は、 非常に大きなメリットです。
皆さまのクリニックでも、 新型コロナワクチンのWEB予約を検討されてみてはいかがでしょうか。