便利な使い方(運用ノウハウ)

新型コロナワクチン予約システム|運用方法について

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ワクチン供給は安定してきた?

実に困った事態である。新型コロナワクチンの個別接種を開始するクリニックからワクチン接種をネット予約で公開したいが、管理工数を最小化するにはどうしたらいいか?というご相談が多いのだが、詳しく話を聞いてみるとエリアによってワクチン供給のされ方が全く違うだ。クリニック側のリクエスト量に対し、接種2週間前に供給量が確定するエリアもあれば、2回目のワクチンが不足する問題を回避する目的で2回セット分を確約して納品量が確定するエリアもある。ワクチンが安定供給される見通しがクリニックに対し示されはじめてはいるものの、依然として先行き不透明感があるなかで、日に日に増加傾向にある患者さんからの問い合わせ対応に追われているというのだ。実際、予約システムを使わずにノートでワクチン予約を取り始めたクリニックでは、1回目と2回目の予実管理もさることながら、予約日時を忘れてしまい確認の電話が入ったり、日時変更の対応にも追われ、なんとか乗り切ろうと努力されている医療機関の現場では予約管理業務の負荷の高さに悲鳴をあげている。そんな状況下で様々な運用形態に合わせて予約システムの設定方法、運用方法をご提案し続けてきたのだが、ようやくワクチン供給も安定してきてクリニック側もそこまでシビアに考えなくても大丈夫になってきたところで、今度は別の問題が始まろうとしている。

若い世代向けの個別接種スタート

ご年配や基礎疾患のある方が中心であった状況から、若い世代への接種券配布がスタートしはじめた。しかし予約が全然取れない。なぜなら一般的なクリニックでは1日あたり6人~18名程度しか提供していないからだ。一般の患者さんの診察を大幅に削ってまでコロナワクチンに注力しようとするクリニックが少ない。積極的なクリニックは例外で30人/Dayと多めに提供している。そのため、少ない枠を目掛けて電話予約が鳴りやまない。キャンセル待ち対応をしたりしはじめると負担はさらに増大する。患者側も様々なクリニックへ電話して自分がいける日に空きがあるクリニックを探さなければならない。このやり取りは負担が大きい。

予約システムを活用する

どうしても人の判断が必要なことは人で対応すべきですが、予約管理であればシステムに任せてしまう方がいいと思います。「診療予約2020」では様々な新型コロナワクチン提供形態にフィットするよう運用設計することができます。

①1回目のみWEB公開し、2回目は21日後の同時刻となる運用
②1回目と2回目を患者さんご自身で都合の良い日に予約していただく運用
③21日サイクルで1回目のみ、2回目のみと完全に切り分ける運用
④1日のうち半分は1回目、半分は2回目と分けてする運用

などなど、、、

予約可能期間やキャンセルポリシーも設定で決めていくことができます。
一通り設定完了しましたら、あとはシステムが勝手に運用してくれます。

ほとんどWEB予約にシフトする

下図をご覧ください。新型コロナワクチンの予約画面ですが、ご年配の方々も皆さんインターネット予約で予約をされていますので、電話のやり取りは激減します。クリニックにとっても、患者さんにとっても電話で予約するというコストを払わなくていいのは大きな魅力です。

 

皆様のクリニックでも、コロナワクチンのWEB予約をスタートされていはいかがでしょうか。

診療予約システム

 

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