「受付順番制」のクリニックが診療予約システムを導入しようとしたとき、「受付スタッフ」さんからほぼ１００％の確率で質問されることがあります。
目次
受付スタッフ：「えええ！？ カルテ出しはどうしたら良いのですか？」
来院順（＝受付順）にカルテ出しすれば良かったところが「ネット順番待ち」を開始すると「来院順」ではなく「受付順」にカルテの準備が必要になり「混乱」するのでは？？という不安が生まれます。
私：「大丈夫。全く問題ありません。」
・・・・まず基本的に、カルテの準備は「来院順」で結構です。そして、ネット順番待ち患者さんのカルテには「ネット札」を差し入れて、直接・来院受付した患者と区別できるようにします。そして任意のタイミングでカルテを移動させ、診察室前に設置された「カルテ一時保管箱」に入れます。
ここまでは、ほとんど従来の運用と同じです。受付業務で増える作業はネット順番待ちした患者カルテに「ネット札」を差し入れるということだけです。（※ネット札が無くても運用可能です）
次に、患者の呼び出しですが、クリニックによって「医師が呼び出し」するところもあれば、「看護師」さんや「その他のスタッフ」が行うところもありますね。システム導入前は「来院順＝カルテ順」に呼び出しすれば良かったのですが、上述の通り「来院順≠受付順」となってしまうため、呼び出し判定は診察室のパソコンやタブレット端末、処置室の壁に設置されたタッチモニターに表示された「順番待ちリスト」を参照することで判定します。
そして、カルテ一時保管箱からその患者のカルテを取り出します。以上の通り、特に運用が大きく変わることなく運用可能です。
導入後の効果は歴然！ 院内待ち時間が６０分以上あるクリニックも平均１５分～２０分程度に圧縮することができるようになり、患者さんによっては診察開始予定時刻の５分前に颯爽と現れる、なんてことが当たり前になり、待合室の混雑も緩和されスマートな受付対応ができるようになります。
診療予約システムは、メディカルフォレストの診療予約2013がオススメです。初期費用無料、60日間無料お試しいただけます。
