便利な使い方(運用ノウハウ)

インフルエンザの診療予約システム|設定方法 【時間指定予約版・順番待ち版両対応】

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※本エントリーは「予約制・受付順番制」に共通したテーマです。文中の画面ショットは「時間指定予約版」になりますが、「順番待ち版」でも同様の設定が可能です。

 

さあ、今年もインフルエンザの予防接種の季節が近づいてきました。この時期は、平時の1.5倍~2倍の来院患者数となるクリニックも少なくないと思います。そんなクリニックの予約を診療予約2013が強力にサポートしてくれます。記事タイトルは「インフルエンザ」となっていますが「予防接種全般」としてご説明します。では詳しく見ていきましょう!

目次

テーマは増大する負荷をどう分散するか。

この時期は、予約業務負荷が増えます。
予防接種に加え、気温が下がり風邪をひいた患者さんもクリニックに押し寄せるからです。

①患者数の増大
②予防接種の電話予約本数の増大
③予約なし飛び込み摂取患者の増大
④風邪やインフルエンザにかかってしまった患者さんの増大

混雑し業務負荷が高くなれば、それだけでサービスレベルの低下を招きます。

診療予約システムの出番!

というわけで、予約システムを導入してすぱっと分散させてしまいましょう!
運用の仕方は、以下の3通りにまとめることができます。

①予防接種ネット公開(する)&患者によるワクチン選択(する)
患者側予約画面の例

インフルエンザのネット予約(患者画面の例①)←クリックして拡大

クリニックに最も負担の無い運用方法。ワクチン選択を患者側に委ねるため、ごく稀に誤った予約が入ることもある。特定のワクチンに限り、TEL予約に限定することも可能。その場合、画面にその旨が通知される。また、在庫が不足がちなワクチンの予約可能数を設定で制限することもできるので、細かな運用が可能。

 

②予防接種ネット公開(する)&患者によるワクチン選択(しない)
患者側予約画面の例

インフルエンザのネット予約(患者画面の例②)←クリックして拡大

「予防接種」というシンプルなメニューを患者に公開する例。希望ワクチンを来院時にヒアリングするため在庫が無い場合がある。潤沢な在庫を常時保有しているクリニック向け。

 

③予防接種ネット公開(しない)&患者によるワクチン選択(しない)
患者側予約画面の例

インフルエンザのネット予約(患者画面の例③)←クリックして拡大

予防接種の予約はネット公開しない。内容を細かく管理したいクリニック向け。これでは導入の意味がないのでは?? と思われるかも知れないがそんなことはない。クリニックで予約入力された内容は患者の携帯画面で確認することができる。当然キャンセルも可能なので「すっぽかしキャンセル」を抑止することができ、またキャンセルをきちんとしてくれるようにもなる。「生きた空き枠」を確保する上でとても重要。

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いかがでしょうか? とてもわかりやすいですよね。これで、24時間システムが自動対応してくれるようになり、予防接種に限らずあらゆる予約が受付の電話対応なく受付可能になります。皆さんのクリニックでも導入を検討してみてはいかがでしょうか?

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