受付業務の省力化・予約管理の効率化

診療予約システム|インフルエンザ予防接種のネット予約を検討される方へ

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ネット予約を使った新患獲得大作戦について今日はコメントさせていただきます。
今年も季節が近づいてきました。

インフルエンザ予防接種の時期は患者さんが殺到するというクリニックも少なくないのではないでしょうか? この時期は、診療予約システムを検討中の医療機関からの当社の問い合わせも平常時より増える時期でもあります。

予約システムの予防接種運用については、過去エントリーでご説明させていただきましたので、詳しくは下記を参考にしていただくとして、、、
診療予約システムで予防接種をネット予約するときの設定方法
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ネット公開(する)・ワクチン選択(する) 第一回
ネット公開(しない)・ワクチン選択(する) 第二回
ネット公開(する)・ワクチン選択(しない) 第三回
ネット公開(しない)・ワクチン選択(しない) 第四回(最終回

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本エントリーでは、インフルエンザの予防接種予約を使った新患獲得大作戦について書かせて頂きます。
患者母集団を増やし続けることは医業経営において重要なテーマだと私は考えています。当然ですよね、経営する側にとって増患は重要なテーマです。インフルエンザ予防接種の時期は、まさに増患のチャンスだと私は思っています。

■予約が取りたくても取れない状況を利用する      

この季節、インフルエンザの予約が殺到すると、希望の日時に予約を取りたくても取れないという話しを良く耳にします。
<背景の仮説>
■混雑していて希望の日時に予約できない
■インフルエンザの予防接種はどこのクリニックでもいいと思っている患者がいる
このとき、患者さんは他のクリニックも視野に入れてインフルエンザの予防接種を受けようとします。こういう状況の時は、まさに新規患者獲得のチャンスです。
ん?でもどうやってそういった患者さんを抱え込むの?
うちのクリニックも予防接種の枠は予約がいっぱいなのだけど?これ以上は無理ですよ??
。。。そうですよね、おっしゃるとおりです。
そこで診療予約システムが登場します。
ここで肝になるのは、予防接種専用の時間帯を設けているクリニックの場合でも、一般の診察の時間帯に既存患者さんの予防接種を診察と同時に受けている場合が多いことに着目します。また、予防接種は事前に計画して摂取日を押さえていきますので問題ありません。以下に、「すぐ打ちたい新患」を上手に組み入れる方法の例をご案内いたします。

<新患の獲得方法>
■新患専用のインフルエンザ枠を作成する(たとえば、各時間帯に1~2枠ずつ確保)
■その枠をネットに公開し予防接種のみ割り当てる
■(補足)既存患者は、別の時間帯に誘導可能。診察と同時摂取が可能なので「予防接種の枠」に依存しなくていいしその方が効率的
こうすることで、新患を引き込む受け皿を用意します。
ホームページやその他のツールでとにかく告知しまくってください。
一次的にリスティング広告を活用して
「渋谷駅、インフルエンザ、予約」というようなキーワードで新患を誘導するというのもいいと思います。
さて・・・・
いざ、来院されたら次の展開を想定したコミュニケーションを患者さんと、とっていきます。
ん?
この手法って診療予約システムが無くても運用できますよね?。。。そうですね、おっしゃるとおりです。
でも、診療予約システムが存在することで以下2つのメリットが生じます。

①「24時間予約受付が可能な状態をつくる」・・・患者さんの、予約したい瞬間を逃さない
②「開いている枠を瞬時に見つけることができるようになる」・・・急なキャンセルで開いた枠も一瞬で発見できるので無駄が無くなる。

■ちょっとした気配りで患者さんの満足度を上げる      

<新患の固定客化>
■予防接種してハイさようなら、、、、は、しない。
■問診内容に従って、先生の経験と見識に裏打ちされたひと言、ふた言を患者さんに向けてお伝えしてください。初めていく医療機関、初めて会う医師に、患者さんは緊張しています。人の心とは単純なもので、ちょっとほぐしてあげるだけで「良い先生だ、いい病院だ」という評価になったりします。どんなに腕の立つ先生に診てもらったとしても、心が通わなければ事務的に目的を終えただけでそのまま「失患」状態になってしまうかもしれません。

「最近寒暖の差も大きくなってきましたから、気をつけて下さいね。今年はインフルエンザが流行りそうですから、こういう対策をしてくださいね。」といった気のきいたひと言があるだけで、患者さんはとても安心し、その医師への信頼感も高まります。

以上で、再来院するかもしれない患者さんがひとり増えたことになるのです。
他ではあまりしていなさそうなちょっとした戦術と気配りで、増患に結びつけていきましょう。
診療予約システムは、導入されることで「時間と空間」の概念が一変します。
混雑状況や待ち時間が可視化されることで「診療圏を拡大」させることができます。是非、ご検討ください。
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